Почему при делегировании вы начинаете зарабатывать меньше, а работать больше?

Если в начале вашего пути на фрилансе времени хватает и на поиск клиентов и на реализацию проектов, и на то, чтобы посмотреть пару курсов для дальнейшего роста, то по мере увеличения занятости ситуация меняется. Многие пытаются начать делегировать, но часто возникает то, что написано в заголовке данного поста.

Почему так происходит?

Первая причина — вы пытаетесь делегировать те процессы, которые еще у вас не работают.

Приведу пример из своего опыта: примерно на 3-й год работы я нанял менеджера по продажам, надеясь на то, что он сам разберется, как ему эффективно продавать мои услуги. На тот момент у меня еще не было отстроенной системы продаж, по которой из раза в раз я сам успешно закрывал сделки — все всегда делалось хаотично, и я не понимал от чего зависит эффективность моих продаж.

В итоге, я решил найти на рынке менеджера с опытом работы в digital-агентстве, чтобы данный опыт он применил к моим услугам. Вроде все логично, но на практике получается так, что в каждом агентстве есть огромные отличия в продукте и бэкграунде (кейсы, технологии, отзывы и т.д.). В следствии чего, опыт менеджера становится практически бесполезным.

Урок, который я извлек из этого — любому линейному сотруднику вы должны не только объяснить, какой результат вы от него хотите получить, но и дать технологию достижения данного результата. Важный момент — это относится именно к линейному персоналу, с руководителями ситуация другая, но об этом напишу как-нибудь в другой раз.

Вторая причина, когда первые шаги в делегировании не приносят желаемых результатов — это попытка передать сотрудникам сразу большие процессы.

Здесь также как и в любом другом деле нужно начинать с малого. Сначала потренироваться на простых и маленьких задачах, после — перейти на несложные процессы, и уже потом браться за глобальные цепочки задач.

И третьей причиной, почему делегирование ведет к увеличению загруженности и сокращению прибыли, является то, что процессы требующие автоматизации не проработаны с точки зрения:

• Этапности реализации
• Четкого ожидаемого результата на каждом этапе, который можно оценить по ясным критериям
• Определения ответственного сотрудника за каждый этап
• Удобной системы контроля результатов каждого этапа
• Подготовки инструкций для достижения нужного вам результата на каждом этапе

Если все это не подготовить до начала делегирования, то у вас никогда не будет уверенности в том, что задачи, которые вы передаете сотрудникам, будут сделаны качественно без вашего участия.

Как пошагово начать делегировать, чтобы это экономило вам время и деньги

Как уже писал выше, не стоит сразу замахиваться на глобальные процессы. Основываясь на своем опыте построения агентства, с уверенностью могу сказать, что в первую очередь нужно начать с делегирования мелкой рутины, далее перейти к реализации продукта, после скинуть с себя аккаунтинг (общение с клиентами), следом лидген и продажи, и в самом конце можно отдать контроль за финансами и операционное управление.

Пошаговый алгоритм избавления от мелкой рутины:

1 — Определяем, какие задачи нужно делегировать в первую очередь

Возьмите лист бумаги, разделите его на 2 колонки. В одну выпишите те задачи, которые повторяются одинаково из раза в раз, к примеру, такой задачей может быть составление отчета клиенту. В другую разместите задачи, которые возникают единоразово, например, проработка стратегии развития на год и т.д.

Если вы посмотрите внимательно на колонку с повторяющимися задачами, то легко заметите, что именно они отнимают у вас 80% рабочего времени. Их и нужно в первую очередь делегировать.

2 — Готовим инструкции для делегирования

Выберите самые простые задачи из вашего списка и подготовьте для них подробные инструкции в таком формате, чтобы любой человек без опыта смог по ней добиться нужного вам результата: выставить счет, проверить сайт по чек-листу и т.д. У себя в агентстве мы сделали больше сотни таких инструкций на всевозможные задачи. В дальнейшем они уже объединяются в регламенты работы каждого отдела компании. Так как в 90% digital агенств подобные инструкции практически идентичны, я делюсь ими с ребятами на консалтинге, чтобы максимально быстро внедрять их в работу и не тратить кучу времени на их создание.

3 — Нанимаем помощника

Когда базовые инструкции проработаны, можно нанять себе помощника. Так как тема найма команды — это вопрос с огромным количеством нюансов, я напишу по нему отдельный пост, а в этом, раскрою только ключевые моменты.

На должность помощника нам нужны люди, готовые работать много, качественно и дешево. В среднем ставка по рынку — 10 тыс руб/мес за 4-х часовой рабочий день. Естественно, за такие деньги к вам не пойдут работать крутые профессионалы, но они и не нужны. Идеальные кандидаты для вас — те ребята, кто недавно закончил какие-то курсы по маркетингу и нуждается в практике. Для их поиска можно пользоваться как всем известным сайтом HH, так и тг чатами.

Далее необходимо с самыми интересными вам кандидатами провести собеседования и отобрать понравившихся для стажировки, в ходе которой нужно обучить их работе с вашими инструкциями. Желательно проработать полноценную систему обучения, чтобы каждый раз не тратить время на объяснения регламентов новым сотрудникам.

4 — Контроль и координация сотрудника

Нельзя просто так бросать в кипящий котел задач сотрудника, как только он изучил базовые инструкции. Так как он просто может испугаться объема и быстро от вас уйти. Помимо этого обязательно, особенно в первое время, советую проводить ежедневные планерки и обучающие разборы, чтобы сотрудник ощущал поддержку и максимально быстро влился в рабочий ритм.

Постарался расписать основные моменты, надеюсь данный пост был для вас полезен. Делитесь статьей с друзьями и коллегами, и жду ваших вопросов в комментариях