Как автоматизировать бизнес-процессы в своей компании и выбраться из рутины?

Всем привет! Сегодняшним постом хочу открыть новую рубрику – полезные инструменты. В ней я буду делиться теми приемами, фишками и методами, которые показали отличные результаты на практике в моем бизнесе. Надеюсь, вам они тоже будут полезны.

Для начала хочу поделиться с вами небольшой историей. Все вы знаете такую компанию как «Старбакс»? Знали ли вы, что первые несколько лет они до идеала оттачивали свою бизнес-модель, и потом одним рывком захватили сразу 5 континентов и стали самой крупной сетью кофеен в мире. Важный вывод, который можно сделать из этой истории – владельцы компании не приступали к масштабированию до тех пор, пока все процессы в бизнесе не работали, как часы.

Именно поэтому сегодня речь пойдет методике, позволяющей вам за 7 простых шагов автоматизировать любой бизнес-процесс в компании. Думаю, навык по автоматизации своего бизнеса является одним из ключевых при создании действительно большой и стабильной компании.

Помимо этого, кому из вас было бы интересно освободить до 80% своего личного времени и эффективно делегировать все задачи бизнеса, которые вы не любите выполнять? – Думаю всем)

Что необходимо делегировать, а что оставить себе?

Любая система, (а бизнес – это система), представляет из себя множество одновременно происходящих событий, которые условно можно разделить на 2 типа: повторяющиеся и случайные.

Пример повторяющихся событий:

— Звонки от потенциальных клиентов

— Отправка коммерческого предложения

— Согласование договора

И т.д.

Пример случайных событий:

— Прорвало трубу

— Приехала проверка

— Произошло ЧП

И т.д.

Идеал, к которому вы должны стремиться – полностью делегировать все повторяющиеся события, и оставить на себя только случайные. Причем, даже для решения некоторых случайных событий можно назначить ответственного.

Семь шагов по автоматизации любого бизнес-процесса:

Шаг 1 — определить повторяющиеся события

Первое, что вам необходимо сделать, чтобы перестать быть рабом своего бизнеса и высвободить огромное количество времени – сделать следующее упражнение:

1. Берете лист бумаги и делите его на 2 столбика
2. В первый выписываете все повторяющиеся события, можете писать целые процессы, например «продажи»
3. Во второй выписываете все случайные события, которые теоретически могут произойти

Сделав данное упражнение, вы наметите для себя фронт работ по освобождению своего личного времени без ущерба бизнесу, а также для подготовки его к масштабированию.

Далее вам нужно определиться с процессом, который вы хотите автоматизировать. Важно, чтобы данный процесс уже успешно выполнялся у вас. Например, если вы хотите автоматизировать продажи, то они у вас уже должны происходить. Если их еще нет, то сначала нужно сделать так, чтобы они начали регулярно происходить, пускай и с большими временными затратами с вашей стороны.

Шаг 2 – Определить логичные этапы процесса.

Разберем на процессе продаж в нашей компании. Далее для наглядности, я буду использовать таблицу. Точно такую же советую сделать и вам по нужному вам процессу.

В первой строке данной таблицы необходимо написать логичные этапы, из которых состоит процесс. Важный момент – не нужно слишком сильно дробить. Смотрите на целесообразность в первую очередь.

Шаг 3 – Определить результаты каждого этапа

Нюанс – результаты должны быть четко ИЗМЕРИМЫ, значения которых можно ПРОНАБЛЮДАТЬ. Чтобы выйти из рутины вы должны контролировать не действия сотрудников, а РЕЗУЛЬТАТЫ их действий. Конечно, если вам нравится сидеть и следить за каждым кликом мышки сотрудника, это к вам не относится, но в таком случае, вам вообще стоит закрыть данную статью)

Также, на данном шаге нужно соблюдать следующее правило: 1 ЭТАП = 1 РЕЗУЛЬТАТ. Иначе вы не сможете направить четкий фокус сотрудника на достижение конкретного результата на каждом из этапов. Для наглядности, смотрите таблицу ниже:

Шаг 4 – Определить инструменты контроля результата

Здесь в принципе все просто. Вы должны понять, с помощью чего вы легко и быстро сможете ПРОНАБЛЮДАТЬ измеримый результат каждого этапа. Пример смотрите в таблице ниже:

Шаг 5 – Подготовить все необходимые документы для исполнения и контроля

Чтобы человек гарантированно смог выполнить нужный вам результат, необходимо для этого написать ему четкие инструкции 1-2-3. Поэтому мы автоматизируем только те процессы, которые у вас уже выполняются, так как вы должны сами понимать, как достигать нужных результатов.

Какие это могут быть документы:

— Скрипты

— Должностные инструкции

— Видео-инструкции

И т.д.

Подробнее о правильном написании должностных инструкций и формировании регламентов я распишу в отдельной статье, так как это достаточно обширная тема.

Помимо инструкций, вы также должны подготовить всю необходимую документацию для контроля исполнения, такую как:

— Чек-листы

— Бланки отчетности

— Таблицы

И т.д.

Как документы использую я, вы можете увидеть в таблице ниже:

Шаг 6 – Определить ответственных за каждый этап

Название шага говорит само за себя, но тут также нужно учесть один важный нюанс, а именно:

Необходимо изначально определить взаимоисключающие этапы. Чтобы было понятнее, давайте разберем на примере:

У нас есть большой поток входящих обращений, которые предварительно обрабатывают менеджеры колл-центра. Потом эти обращения конвертируются во встречи. Так вот в данном случае не стоит делать ответственным за проведение встреч менеджера колл-центра, потому что это 2 совершенно разные задачи, при переключении между которыми будет теряться продуктивность.

Соответственно мы с вами определили 2 взаимоисключающих этапа:

— Обработка входящей заявки

— Проведение встречи

Конкретно в нашем примере это так, но это не значит, что у вас в компании должно быть также. Например, в премиальных b2b продажах практически всегда один менеджер ведет клиента от входящего звонка до заключения сделки.

Шаг 7 – Докручиваем бизнес-процесс

Скорее всего, с первого раза вы не сможете учесть всех нюансов, и в процессе работы начнут выскакивать определенные недочеты. Это нормально, но важно тут же их дорабатывать, тогда вы доведете процесс до совершенства.

Помочь вам в этом может такой инструмент, как стикерная доска. На ней вам нужно расписать все этапы вашего процесса и разъяснить сотрудникам, что в случае возникновения непонятной ситуации, они описывали ее на стикере и прикрепляли на тот этап, где возникла проблема. Так, вы будете оперативно получать обратную связь от вашей команды. Если вы работаете удаленно, то данную доску вы можете реализовать в таком сервисе как Trello – очень удобно и бесплатно)

На этом все. Вот такой простой метод, который поможет вам выйти из большинства рутинных задач.

В следующей статье из данной рубрики я подробно распишу о крутой технике быстрого и эффективного написания должностных инструкций и регламентов!

До связи!